本記事はこんな方に向けて書きました。
to doリストは毎日のタスクを管理し、仕事の効率化を図るのに役立ちますが、その作成方法にはちょっとしたコツがあります。
ただやるべきことを羅列するだけでは、作業効率アップにはつながりにくく、あまりリスト化している意味がありません。
効果的なto doリストは、時間の無駄を省き生産性を上げるだけでなく、自己肯定感を高めたり、潜在能力を引き出してくれる強力なツールとなります。
本記事では、
- 効果的なto doリストの作り方
- よりよいto doリストにするための方法
について解説していきたいと思います。
私自身、この方法で毎日リストを作成していますが、習慣化するようになってから作業スピードが格段に上がっています。
ビジネスマンはもちろん、時間を有効利用したい主婦や学生の方も是非読んでみてくださいね。
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効果的なto doリストの作り方【３つのポイント】
ポイント① 前日の夜に作る
まず、to doリストをいつ作るかについてですが、個人的には前日の夜がベストだと思います。
多くの人は朝起きてからその日したいこと、すべきことをピックアップし、to doリストを作成します。
私もずっとそうしていました。
ですが、そのやり方では行動を開始するまでに時間がかかってしまいます。
朝は、一日の中でも最も仕事がはかどる時間帯なので、その貴重な時間を無駄にしたくはありませんよね。
前日の夜にto doリストを作っておけば、翌朝起きた瞬間に「よし、今日はこれをするぞ！」というモードに入ることができます。
to doリストは手書きでもスマホのアプリでも良いと思いますが、起きてすぐにその日のタスクを確認することで、瞬時に行動に取り掛かることができます。
ポイント② 具体的に書く
to doリストを作る際は、抽象的な言葉で書いてはいけません。
単に「片付けをする」よりも「書斎を片付ける」、「ブログを書く」よりも「○○についてブログを書く」というように、できるだけ具体化した言葉を使うようにしましょう。
その理由は、脳は寝ている間、私たちが思っている以上に多くのことを忘れてしまうからです。
睡眠の作用には「記憶の消去」というメカニズムが備わっており、寝ている最中に記憶を整理し、余計な記憶は削除される仕組みになっているのです。
「嫌なことがあっても寝たら忘れる」という人がいますが、これは脳科学的に正しいんですね。
前日の夜にto doリストを作成したとしても、抽象的な書き方をすると、朝見たときに脳が認知して行動に移そうとするまでに時間がかかります。
リスト化したタスクが具体的であるほど、思い出す手間を省き、瞬時に行動することができるんですね。
to doリストを作るときは、一つひとつのタスクをより詳細に記載することを心がけましょう。
ポイント③ その日にできる量にとどめる
to doリストで失敗する理由の一つが、「タスクの量が多すぎる」ことです。
あれもこれもとタスクを詰め込みすぎて、結局こなすことができない状態が続くと、結果的に自己肯定感が下がってしまいます。
かといって、タスクが少なすぎて時間を持て余してしまうようでは、to doリストを作る意味がありません。
理想は、その日のうちにできるかできないかギリギリの量にすることです。
これは目標設定にも通ずる話ですが、自分の能力よりはるかに高いゴールを立ててしまうと、現実味が沸かず途中で投げ出したり、無力感に襲われる可能性が高くなります。
一方、目標が低すぎると簡単にクリアできてしまうため、ステップアップや成長という意味ではあまり期待できないでしょう。
つまり、できるかできないかわからない状況に身を置くことが、最も脳がフル稼働し、潜在能力を引き出してくれる条件になるのです。
毎日to doリストを作成して実践していくと、次第に自分にとっての適切なタスク量がわかってきます。
「自分が決めたタスクを遂行する」という小さな成功体験の蓄積が、自己肯定感を高め、よりあなたの仕事を有意義なものにしてくれるのです。
より効果的なto doリストにするために
ここからは、さらに効率的なto doリストにするために実践すべきことをご紹介します。
朝に行うタスクを決める
「朝活」という言葉もあるように、朝は前日の記憶が整理されて思考がクリアな状態にあるため、仕事や作業がはかどります。
重要なのは、脳が活性化している朝にどのタスクをもってくるかです。
結論をいうと、クリエイティブな仕事、自分が価値を置いている仕事は極力朝にすべきです。
反対に、ルーチン化されたワークや単純作業は、仕事の質に波が出にくい、もしくは波があったとしてもあまり支障がないため、時間帯による影響は少ないでしょう。
私の場合は、「ブログは朝に書き、それ以外のタスクは空いた時間に行う」と決めています。
自分のto doリストの中からクリエイティブな仕事、価値を置いている仕事をピックアップし、それらを朝にまわすようにしてみましょう。
タスクに優先順位をつけて、その順番に実行していくのも良いと思います。
いずれにしても、「大事な仕事は朝！」です。
遊びも入れる
これは私自身が特に実感していることですが、何気なくto doリストを作っていると、「ミッション的要素」の強いタスクで固まる傾向にあると思うんです。
私であれば、
- ブログを書く
- 経費を入力する
- 整体院のSNSを投稿する
- 買い出しに行く
- 本の内容をノートにまとめる
（あくまで例なので簡略化して書いています）
という感じで、最初の頃は、単純に「これは終わらせたい！」という作業だけを羅列していました。
別にこれが悪いというわけではなくて、そもそもto doリストは「時間を効率的に使うために、その日の課題をリスト化する」というものなので、これが普通なのかもしれません。
ただ、それが毎日続くと、小さな達成感を得つつも、どこかで疲労感を感じてしまうことがあります。
私自身がまさにそうでした。
そのときに「何が足りないのか」と考えて辿り着いた答えが、「遊び」だったんですね。
あえて、「別にやらなくてもいいようなこと」をリストに入れてしまうことで、時間的にも気持ち的にも「余白」が生まれ、心と身体に休息が与えられます。
常に能動的に動き続けることが目標達成の最短ルートのように思えますが、実際はそうではありません。
脳も使い続ければ疲弊します。
散歩をする、音楽を聴く、カラオケに行く、お菓子をつくるなど、自分にとっての遊びをいれて意識的にリラックスする時間をつくる。
これによって、より効率的な仕事ができるようになります。
ちなみに今日の私のto doリストには、「たこ焼きをつくる」なんていうタスクが入っています（笑）
でも、私にとってはこの「余白」が欠かせないのです。
是非、to doリストを作るときの参考にして頂ければと思います。
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